Capacidad para escuchar y comunicar

La capacidad de comunicación es extremadamente importante en la vida y ocupa un lugar especial en la relación entre el tutor y los alumnos. ¿Qué es la comunicación y qué hay que tener en cuenta para que sea lo más eficaz posible?

La comunicación en sí misma es simplemente el intercambio de información entre los participantes.

Sin embargo, la comunicación puede descomponerse en partes y presentarse como un proceso en el que intervienen varios elementos.

En primer lugar, están los participantes. Para hablar de comunicación, es necesario especificar dos partes: emisor y receptor. Pueden ser dos o más personas que se comunican activamente entre sí. También se pueden enumerar aquí los papeles que desempeñan en la comunicación. Y así podemos identificar:

• Simétrico – aquí la actitud de los participantes entre sí es igual, por ejemplo amigos, conocidos.
• Asimétrico – Aquí los participantes en la comunicación tienen su papel individual, como padre-hijo o supervisor y subordinado (Frączek, 2012). Este tipo de casos son claros en una situación de formación interna, donde los roles son claros y asimétricos.

Además de los participantes, otro elemento de la comunicación es, por supuesto, el propio mensaje. Se trata de un mensaje codificado que se envía del emisor al receptor, que lo «descodifica» e interpreta su significado. Si consideramos las comunicaciones en un espectro algo más amplio, es necesario tener en cuenta también el contexto, que es un determinado tipo de entorno y antecedentes. Aquí se puede mencionar, por ejemplo, el contexto físico, histórico, psicológico o cultural (Frączek, 2012). Otro elemento de la comunicación es el canal, que significa de qué manera se transmitirá el mensaje, puede ser una comunicación cara a cara, una comunicación telefónica, etc. Otro elemento es el llamado ruido de la comunicación. Es todo aquello que afecta al correcto flujo de la comunicación. Pueden ser causados por algún factor externo, como el ruido de la calle que dificulta la decodificación del mensaje por parte del receptor, o pueden ser causados por el propio emisor/receptor y resultar, por ejemplo, de su sensación de malestar, lo que afectará a la eficacia de la recepción de los mensajes codificados y a su incapacidad para concentrarse. Otro tipo de «ruido» es el llamado «ruido semántico», que se refiere al uso o comprensión incorrecta de una palabra, lo que puede provocar algún malentendido en la comunicación. El último elemento de la comunicación es la retroalimentación, que es la reacción del receptor al mensaje enviado por el emisor (Frączek, 2012).

Conocer el término y los elementos de la comunicación es esencial para comprender lo importante que es asegurarse de que se siguen para comunicarse bien con el aprendiz. Recuerda que debes asegurarte de que comprendes ciertas palabras de la misma manera e intentas ampliar su significado al presentárselas al aprendiz. Recuerda que el proceso de comunicación puede verse perturbado por los ruidos mencionados. Vale la pena presentar aquí qué tipo de obstáculos podemos encontrar durante el proceso de comunicación.

El primer obstáculo, bastante obvio, para una comunicación eficaz es la barrera del idioma. Es especialmente importante en un mundo globalizado en el que muchas empresas han decidido internacionalizarse y han abierto contactos comerciales fuera de su propio país. La barrera lingüística que se puede encontrar en el trabajo es un obstáculo definitivo. Puede ser el resultado de las limitaciones lingüísticas que usted o sus aprendices tienen. Por tanto, es esencial ser consciente de ello y asegurarse de que los mensajes que envías son entendidos por la otra parte. Es muy importante ser capaz de transmitir el mensaje con claridad. La barrera del idioma suele ir de la mano de la barrera cultural. En una empresa internacionalizada, las barreras culturales pueden aparecer tanto dentro como fuera de la empresa (Rozkwitalska, 2009). La relación entre el tutor de la empresa y el aprendiz tiene lugar dentro de la empresa y puede ser un reto cultural para ambas partes. Para que esto funcione sin problemas, preste atención a la procedencia de sus aprendices y aprenda al menos los conocimientos básicos de su cultura, costumbres y normas sociales. Presta especial atención a la comunicación no verbal (gestos, expresiones faciales, tono, distancia).

Aunque la escucha activa tiene todo un apartado en esta publicación, es imposible no incluir al menos unas frases sobre lo importante que es esta habilidad en la comunicación.

La escucha activa es un elemento indispensable si queremos que la comunicación se desarrolle de forma correcta. Hay varias cualidades que debes conocer para poder demostrar tu capacidad de escucha activa. En tu trabajo, cuando formes a un nuevo aprendiz tendrás que escuchar lo que tiene que decir para poder darle el feedback adecuado (el mencionado feedback), así que presta atención a algunos elementos que te permitirán ser un mejor oyente.

En primer lugar, céntrate en lo que te dice el emisor del mensaje e intenta comprender su punto de vista. No te concentres en tu respuesta de inmediato y no la pongas en tu cabeza. Además, no te crees juicios ni intentes juzgar al oyente.

Céntrate en el mensaje y tu capacidad de comunicación será mucho mejor. Responderás a las preguntas de los alumnos de forma concreta y objetiva.

Intenta comprender el proceso de comunicación y sus elementos y entenderás su impacto en tus habilidades comunicativas.

Ejercicio: encontrar problemas

Una buena forma de trabajar la capacidad comunicativa es analizar la conversación y comprobar qué errores ha cometido el interlocutor. Al observar «a un lado», te resultará más fácil entenderlos y comprender por qué son barreras en el proceso comunicativo. Trata de encontrar errores en la siguiente conversación.

Contexto: una empresa de fabricación. Una sala en la que todos dejan materiales después del turno. Jorge, un becario, habla con Elizabeth, tutora en empresa.

Elizabeth: Hola, Jorge. ¿Podemos hablar de una tarea en concreto?

Jorge: Claro. ¿No te importará si recojo mis cosas al mismo tiempo?

Elizabeth: No, adelante y te diré lo que tienes que hacer mañana por la mañana cuando vengas.

Jorge: vale.

Elizabeth: Por la mañana, cuando entres, ve directamente a por Casey. Quiere enseñarte el almacén y cómo producimos el producto X.

Jorge: ¿Quién es Casey?

Elizabeth: Es la encargada de la producción de X.

Jorge: vale, ¿cómo lo encuentro?

Elizabeth: Búscala en algún momento de la mañana, seguramente estará rondando por el segundo piso.

Jorge: Pero no sé cómo es.

Elizabeth: Le preguntas a la gente del turno de la mañana y ellos te dirán.

Jorge: Vale, nos vemos mañana. Adiós.

Elizabeth: Adiós.

¿Has sido capaz de detectar qué comportamiento ha obstaculizado la buena comunicación?

Ejemplos de respuestas:

1. Jorge no tendría que estar recogiendo sus cosas, sino que tendría que concentrarse en escuchar, que es la clave de la comunicación. Centrarse en hablar y en recoger sus cosas afecta a la interferencia en el proceso comunicativo causada por el «ruido» interno.
2. Elizabeth no dio instrucciones claras sobre lo que Jorge debía hacer.
3. No era un buen lugar para tener esa conversación. Era mejor hablar en otro sitio con menos gente para eliminar el «ruido» externo.
4. Jorge confunde el nombre de Casey, asumiendo que es un hombre a pesar de que Elizabeth le dice claramente que es una mujer. Pero ella no lo corrige cuando se equivoca. Puede deberse al ruido externo o a la falta de atención al escuchar.

Tema a debatir

Trata de pensar sobre cómo corregir los errores de comunicación entre Jorge y Elizabeth. Puede que te hayas encontrado con otros obstáculos en esta breve conversación.