Colaboración y Consultas

Escucha activa

Escuchar activamente significa que el oyente se concentra plenamente en el mensaje que recibe y trata de entender lo que dice el orador. Pero escuchar activamente no sólo significa concentrarse en el orador, sino también demostrar que se escucha, utilizando signos verbales y no verbales.

En el entorno laboral, la escucha activa tiene muchos beneficios y puede mejorar la comunicación entre formadores y aprendices. En concreto, los beneficios de la escucha activa son los siguientes (www.usergeneratededucation.com/):

• Entorno educativo positivo
• Desarrollo de una relación sana entre el aprendiz y los formadores
• Los alumnos se interesan más y son más activos en el proceso de aprendizaje
• Los alumnos son capaces de expresar sus sentimientos y sus preocupaciones, hacer preguntas sin ser juzgados y pedir ayuda cuando la necesitan
• Los alumnos se sienten más motivados para aprender

Cuando te comuniques con un alumno, puedes demostrarle que le escuchas atentamente utilizando signos verbales y no verbales (www.skillsyouneed.com).

Signos no verbales

Los movimientos corporales, como los gestos con las manos o asentir o mover la cabeza, son señales de que estás escuchando activamente.

El contacto visual puede animar al orador a continuar con su discurso. Sin embargo, el contacto visual puede resultar intimidante para los oradores más introvertidos, por lo que se debe utilizar el contacto visual en consecuencia.

Las expresiones faciales, como la sonrisa, pueden utilizarse para mostrar que se está prestando atención a lo que dice el aprendiz y también para reflejar su sentimiento sobre el mensaje.

La postura, que puede decir mucho sobre el receptor del mensaje.  Utiliza tu postura junto con los movimientos de tus manos para expresar tu atención al aprendiz.  Por ejemplo, puedes inclinarte ligeramente hacia delante mientras estás sentado y mirar al interlocutor.

Signos verbales

La reflexión es una habilidad esencial para la comprensión expresa. Repetir o parafrasear lo que has escuchado puede demostrar que prestas atención a los alumnos. Además, puedes reflexionar sobre los pensamientos y el sentimiento que crees que se esconden detrás del mensaje.

Resumir lo que se ha dicho, es una técnica útil para entender si se ha recibido el mensaje correctamente y también para dar la oportunidad al orador de corregir algo si es necesario.

Preguntar para aclarar las cosas puede ser útil durante la comunicación. Al hacer preguntas relevantes, se demuestra que se está escuchando activamente y se puede seguir hablando de un tema concreto, atractivo para el alumno.  Pero cuando hagas preguntas, asegúrate de que el orador ha terminado su discurso para no interrumpirlo.

Otros consejos útiles son (Barnard, 2017):

1. Mantener una mentalidad abierta

Escucha sin juzgar ni criticar lo que oyes. Evita sacar conclusiones precipitadas que puedan estar sesgadas por tus expectativas basadas en experiencias pasadas.

2. Evitar interrupciones

Al interrumpir al orador, éste pierde la fluidez y olvida sus pensamientos. En caso de que quieras hacer una pregunta, intenta escribirla y expresar tus creencias al final del discurso del orador.

3. Prestar atención a las señales no verbales

Es importante proporcionar al interlocutor señales no verbales para que entienda que le está escuchando, pero también es fundamental observar los sentimientos del orador. Cuando se está cara a cara con una persona, se puede detectar el entusiasmo, el aburrimiento o la ansiedad en las expresiones faciales o los movimientos del cuerpo. Cuando escuches, intenta recordar que las palabras sólo transmiten una parte del mensaje.

Ejercicio: Situación en la vida real

Karla ha estado trabajando como instructora de prácticas. Aunque ha logrado ayudar a un gran número de alumnos en prácticas a tener éxito en su trabajo, a veces le resulta difícil seguir la conversación con ellos porque los interrumpe para expresar sus pensamientos. Al final comprendió que eso supone un obstáculo en la comunicación ya que, después de un momento, los alumnos en prácticas expresaban cada vez menos sus pensamientos y sentimientos. Buscó formas de eliminar su tendencia a interrumpir a otros, reconociendo primero los motivos detrás de ese hábito. Se dio cuenta de que tendía a interrumpir a los demás porque, no solo temía olvidar sus preguntas sino también lo que ya ha dicho la persona que habla. Entonces, descubrió que la mejor manera de superar ese obstáculo comunicativo era tomando notas. En primer lugar, informó a los alumnos en prácticas que escribiría algunas ideas en un bloc de notas para recordar lo que han dicho y lo que quiere preguntar. Trató de escribir algunas palabras o puntos clave para evitar perder la concentración en la discusión. Para aumentar la confianza, mantuvo sus notas a la vista de los demás. Después de unos días, los alumnos en prácticas empezaron a expresar cada vez más sus opiniones y Karla se dio cuenta de que el problema había sido resuelto y la calidad de la comunicación había sido reforzada de nuevo.

Tema a debatir

Aparte de debatir los resultados del ejercicio anterior, otros temas interesantes para debatir podrían ser los siguientes:

¿Por qué Karla solía interrumpir a los demás?

¿Qué solución encuentra a este problema?

¿La solución fue eficaz? ¿Cómo se puede medir el impacto que tuvo?

Motivación del aprendiz

Motivar al aprendiz es fundamental para el rendimiento general de la empresa y la consecución de sus objetivos de internacionalización. Además, la motivación afecta a las decisiones de los aprendices respecto a sus tareas y actividades diarias, y puede impulsar su productividad.

Se puede reconocer el nivel de motivación de los aprendices, por su rendimiento y comportamiento (www.apprenticemakers.co.uk). En concreto, los aprendices motivados:

• Tienen entusiasmo y energía
• Están dispuestos a encontrar soluciones y a superar las dificultades
• Están comprometidos con sus responsabilidades
• Están dispuestos a colaborar con los demás
• Están abiertos a los cambios

Por otro lado, los que no están motivados:

• Muestran indiferencia hacia el trabajo
• No están dispuestos a trabajar para superar las dificultades
• Muestran falta de cooperación
• Muestran resistencia a los cambios

Algunas formas de inspirar la motivación en el lugar de trabajo son las siguientes:

Reconocer los logros

El reconocimiento de los empleados puede aumentar la motivación cuando se ofrece y se aplica de forma eficiente. Hay muchas maneras de celebrar los logros individuales, como proporcionar a los aprendices una especie de pequeña recompensa, enviar una tarjeta o un correo electrónico oficial, felicitándoles por sus logros. También hay varias herramientas y plataformas en línea que permiten enviar recompensas a los empleados, mientras que ellos también pueden enviarse sus bonificaciones entre sí para reconocer las victorias diarias.

Crear un entorno de trabajo positivo

Cuando se trata de motivación, el ambiente de trabajo es un factor muy importante. Un entorno de trabajo positivo puede fomentar el trabajo en equipo, el intercambio de ideas y la expresión de sentimientos. Como tutor en la empresa, debe estar disponible cuando el aprendiz necesite su ayuda o su orientación, que debe proporcionársele sin juzgarlo para crear un entorno positivo. También puede utilizar herramientas de evaluación, como encuestas o un debate abierto con los aprendices, para resolver los problemas que puedan tener y mejorar sus métodos y procedimientos de comunicación (Heryati, 2019).

Ayudar a los aprendices a establecer objetivos

El primer paso para ayudar a los aprendices a establecer objetivos es saber qué quieren y cuáles son sus aspiraciones a largo plazo. Al ayudarles a establecer una meta y a alcanzarla, también les ayudarás a automotivarse. Pero es importante asegurarse de que los objetivos son razonables y alcanzables, para que el aprendiz no se desanime. Al mismo tiempo que apoyas a los aprendices para que establezcan sus objetivos, también debes darles libertad para que trabajen de forma independiente, a fin de mejorar su autoestima (Heathfield, s.f.).

Proporcionar una retroalimentación positiva

El feedback positivo permite a tus aprendices saber que son valorados por los miembros de su equipo, por sus formadores y por la empresa, a la vez que contribuye a aumentar su confianza en un nuevo lugar de trabajo. A la hora de proporcionar un feedback positivo, hay que seguir algunos consejos. En primer lugar, hay que ser específico. Los comentarios genéricos no ayudarán a los aprendices a entender cuáles son sus habilidades y decisiones más valoradas. Además, el tiempo es otro aspecto importante. Si esperas demasiado tiempo para compartir tu feedback, tanto tú como el aprendiz podrían haber olvidado el objetivo que el aprendiz alcanzó (www.indeed.com).

Ejercicio: Situación en la vida real

George tiene la responsabilidad de formar a los alumnos en prácticas que entran en la empresa cada año, ya que tiene mucha experiencia en este campo. Este año, ha tenido la responsabilidad de formar a jóvenes alumnos. Los tres estaban muy emocionados al principio de su periodo de prácticas y también estaban dispuestos a asumir nuevas responsabilidades y tareas. Uno de ellos, Michael, no solo no ha tenido el mismo entusiasmo que los demás sino que también ha tenido problemas de puntualidad. George había notado esas características de Michael pero no se hizo cargo de ello porque los otros alumnos en prácticas ayudaron a la empresa satisfactoriamente en sus actividades de internacionalización. Un día, George decidió darle una oportunidad a Michael y ver si se comprometía finalmente en las actividades de la empresa. Hablaron y establecieron algunos objetivos a corto plazo, lo suficientemente simples como para alcanzarlos.  George intentó reconocer sus esfuerzos diariamente y ofrecer un feedback positivo. Después de unas semanas, Michael pidió participar en más tareas y colaborar con los otros alumnos en prácticas para alcanzar las ambiciones de internacionalización de la empresa.

Tema a debatir

Aparte de debatir los resultados del ejercicio anterior, otros temas interesantes a debatir podrían ser los siguientes:

¿Cuál fue el comportamiento de Michael que hizo comprender a George que no estaba motivado?

¿Qué hizo George para motivarlo?

¿Cómo reaccionó Michael ante el enfoque de George?

Animar y apoyar a los alumnos en práctica

Los jóvenes aprendices pueden ser vitales en el lugar de trabajo, ya que aportan nuevas perspectivas y habilidades. Sin embargo, es importante recordar que los jóvenes pueden no haber tenido un trabajo formal antes y pueden necesitar algún apoyo adicional para encajar en el lugar de trabajo y alcanzar todo su potencial.

Aquí puedes encontrar algunas formas de apoyar al aprendiz en el lugar de trabajo (National Apprentice Service, n.d.).

Asegurarse de que los compañeros pueden apoyar al aprendiz

Antes de que empiece un aprendiz, asegúrate de que tus colegas tienen confianza y ganas de apoyarlo en todas las situaciones posibles. Es importante que los compañeros que vayan a colaborar con el aprendiz tengan expectativas realistas sobre él y le proporcionen objetivos alcanzables, para que desarrolle las habilidades necesarias y adquiera una experiencia útil.

Ayudar a los aprendices a desarrollar un comportamiento apropiado para el trabajo y habilidades para la vida

Un aprendiz, especialmente uno joven, puede necesitar un apoyo adicional para entender el comportamiento apropiado para el trabajo y desarrollar las habilidades de empleabilidad adecuadas. Sin embargo, esto podría lograrse mediante la tutoría y la orientación específica sobre cómo mejorar las competencias y habilidades, que les ayudarán a prosperar en su carrera profesional.

Reconocer sus logros personales

Además de su rendimiento en el lugar de trabajo, los aprendices apreciarán que su tutor en la empresa también reconozca sus logros personales. Desde ser voluntario en una ONG, hasta conseguir un coche nuevo, todos estos logros pueden ser notados y admirados en el lugar de trabajo. De este modo, el aprendiz se sentirá apreciado y satisfecho. Sin embargo, la discusión de los logros personales puede ser vista como una interferencia en la vida privada de los aprendices, y como tal, esta técnica puede ser utilizada con cuidado (Heryati, 2018).

Permitir que los aprendices expresen sus objetivos profesionales

La expresión de interés en el desarrollo profesional de los aprendices, es esencial para hacerles sentir que pueden contar con su ayuda. También es esencial conocer los objetivos individuales de los aprendices y apoyarlos para que intenten alcanzarlos. Hay muchas maneras de ayudarles a cumplir sus deseos, desde compartir su propia experiencia, hasta enviarles recursos o cursos relevantes para sus objetivos (Bonnici, 2018).

Crear una comunidad de aprendices

Los jóvenes aprendices pueden sentirse solos en el lugar de trabajo, especialmente si son la única persona joven entre los empleados. Ofrecer oportunidades de enriquecimiento social, tanto para que los aprendices se vinculen entre sí como con otros empleados, puede ayudarles a sentirse cómodos en el lugar de trabajo. Crear una comunidad de jóvenes aprendices en el lugar de trabajo también les permite apoyarse mutuamente y desarrollar sus habilidades de comunicación y trabajo en equipo. (National Apprentice Service, n.d).

Ejercicio: Situación en la vida real

Se acercaba el lunes y Lisa estaba nerviosa por empezar como becaria de una gran empresa. Como es una persona introvertida, una primera experiencia laboral en una gran empresa, donde tiene que conocer a mucha gente de diferentes orígenes socio-económicos y de diferentes edades, le parece una experiencia intimidante. Lisa era la única alumna en prácticas en su departamento y, como tal, no había desarrollado una relación personal con otros empleados. Después de un tiempo, su rendimiento dejó de ser tan bueno como al principio. Cuando su tutor Conor lo notó, se puso en contacto con ella para entender qué obstaculizaba su productividad. Se dio cuenta de que ella no tenía mucha interacción con otros empleados y, por tanto, decidió organizar algunas actividades fuera del lugar de trabajo para ayudarla a conocer a otros alumnos en prácticas. Después de un tiempo, Lisa empezó a salir con otros alumnos en prácticas y su rendimiento mejoró, porque comenzó a disfrutar de su periodo de prácticas.

Tema a debatir

Aparte de debatir los resultados del ejercicio anterior, otros temas interesantes a debatir podrían ser los siguientes:

¿Por qué el rendimiento de Lisa había disminuido al cabo de un tiempo?

¿Qué notó Conor sobre Lisa?

¿Qué hizo Conor para apoyarla?

Participación activa en el proceso de aprendizaje

En el aprendizaje, es crucial ayudar al aprendiz, no sólo a adquirir conocimientos en un campo específico, sino también a utilizar los conocimientos que ya tiene en la práctica. Hay muchas maneras de impulsar la participación de los aprendices en el proceso de aprendizaje y crear un entorno de aprendizaje activo. Algunas de ellas son las siguientes.

Crear una cultura de aprendizaje

Para apoyar el desarrollo personal y la participación en oportunidades educativas fuera de la empresa, debe fomentar una «cultura de aprendizaje.» Cuando la empresa promueve una fuerte cultura de aprendizaje, es más posible que los aprendices busquen oportunidades de aprendizaje continuo, fuera de la empresa y de su instituto de formación (Forbes Coaches Council, 2017).

Utilizar la tecnología

Hoy en día se utilizan muchas plataformas y herramientas para ofrecer una formación de alta calidad a los empleados. Por ejemplo, el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) puede ayudarle a impartir un curso de formación innovador, ya que consiste en un espacio virtual donde los aprendices pueden aprender, colaborar y evaluar sus conocimientos. Otras soluciones son las herramientas de conferencia web, que pueden utilizarse para formar a los aprendices a distancia, y los repositorios de conocimientos, que incluyen información y recursos importantes (www.ispringsolutions.com).

Promover la formación informal

El proceso de aprendizaje también puede tener lugar fuera del lugar de trabajo. Como formador, puedes crear un «club de formación» en el que los aprendices puedan reunirse y debatir sobre los nuevos métodos y herramientas de su sector, y también encontrar la forma de aplicarlos en la empresa, con el fin de mejorar sus actividades. Para facilitar la participación de todos, también puedes crear un grupo en una plataforma de medios sociales para seguir discutiendo y compartiendo recursos e ideas (Forbes Coaches Council, 2017).

Ayudar a tu equipo a aprender de los demás

Una opción eficaz es crear grupos de aprendizaje en los que los aprendices puedan compartir sus experiencias y debatir sobre las dificultades a las que pueden enfrentarse en su primera experiencia laboral.  Otra opción es ayudarles a ponerse en contacto con otros aprendices que hayan trabajado anteriormente en la empresa, para aprender a capitalizar los conocimientos y la experiencia que obtendrán a través de su programa de aprendizaje (Forbes Coaches Council, 2017).

Establecer objetivos de aprendizaje en 30 días

Anima a los aprendices a establecer y compartir con los demás un objetivo de aprendizaje de 30 días. Cuando lleguen los 30 días discute con los aprendices si los objetivos de aprendizaje se han alcanzado y qué cosas hay que cambiar para conseguirlos. Además, puedes examinar lo que los aprendices ya han aprendido y en qué quieres centrarte en los próximos 30 días (Forbes Coaches Council, 2017).

Ejercicio: Situación en la vida real

Durante la pandemia del Covid-19, la empresa de Anna cerró y los empleados trabajaban desde casa. Como Anna tenía la responsabilidad de la formación de las prácticas, al principio le resultó complicado continuar con la formación. Después de buscar soluciones en Internet, se le ocurrió una idea. Usó herramientas de video llamada para crear un aula virtual y organizar sesiones formativas para que los alumnos en prácticas pudieran asistir. Además de utilizar una plataforma de aprendizaje para promover la colaboración entre ellos y evaluar sus conocimientos y competencias.

Tema a debatir

Aparte de debatir los resultados del ejercicio anterior, otros temas interesantes a debatir podrían ser los siguientes:

¿Cuál fue la dificultad a la que Anna se tuvo que enfrentar?

¿Qué hizo Anna para que los alumnos en prácticas continuaran con su formación?