Problem Solving

La risoluzione dei problemi è la capacità di affrontare ostacoli e sfide emergenti. Può trattarsi di un problema nuovo e inaspettato o di un problema noto per il quale abbiamo anche uno schema di azione. Le aziende spesso implementano soluzioni dal concetto di Lean Management. Questo concetto presuppone che risolviamo i problemi migliorando il processo. Ciò indica anche che possiamo cercare i problemi e risolverli, e non solo reagire quando si verificano.

Tra i tanti strumenti emersi e di supporto al processo di risoluzione dei problemi, i più comuni sono:

Principio di Pareto

Il principio di Pareto, è comunemente chiamato regola 80/20. Ciò potrebbe significare, ad esempio, che il 20% delle persone è responsabile dell’80% dei risultati. O che l’80% delle entrate è generato dal 20% dei clienti. L’autore di questo principio è Joseph Juran (e non, come si crede comunemente, Vilfredo Pareto), un teorico del management americano (Juran, 1992).

Il diagramma di Pareto è lì per aiutare a risolvere i problemi. Aiuta a identificare i problemi che generano i problemi maggiori. Questa analisi non ti aiuterà a risolvere i problemi da solo, ma sarai in grado di identificare quali dovresti risolvere per primi e quale genera lo stress maggiore.

Il principio di Pareto può essere molto utile per risolvere problemi e sfide che sorgono quando si lavora con i tirocinanti. Questo principio può ispirare una valutazione di quali dei problemi che sono sorti sono i più importanti da risolvere. Seguendo questo principio puoi gestire molto meglio il tuo lavoro con i tirocinanti, anche perché sarai in grado di determinare di quali conoscenze hanno più bisogno. Il principio di Pareto consente di risparmiare tempo dando la priorità a ciò che può essere necessario per conciliare i doveri professionali.

5xPerchè

Un altro strumento per la risoluzione dei problemi è il cosiddetto metodo 5xWhy. È uno strumento molto semplice, che si basa sulla domanda ‘Perché?’, Grazie alla quale risolviamo problemi reali e non quelli che pensiamo di avere.

Come appare in pratica questo metodo?

Immagina che ci sia un problema nella tua azienda:

PROBLEMA: „ Gli specialisti non vogliono lavorare nella nostra azienda”

1. Perché non vogliono lavorare nella nostra azienda?

Perché la nostra azienda ha valutazioni negative da ex dipendenti

2. Perché la nostra azienda riceve recensioni negative?

Perché abbiamo grandi rotazioni di dipendenti

3. Perché abbiamo grandi rotazioni di dipendenti?

Perché non possono far fronte al lavoro.

4. Perché non riescono a far fronte al lavoro?

Perché sono troppo stressati.

5. Perché sono troppo stressati?

Perché sono troppo sovraccarichi di lavoro

Questa analisi di esempio mostra come possiamo arrivare al cuore del problema e vedere dove abbiamo veramente bisogno di intraprendere un’azione correttiva.

Questo strumento di risoluzione dei problemi può diventare essenziale nel tuo lavoro di tutor. Questo perché ti consente di presentare le tue conoscenze molto più facilmente e, soprattutto, rende molto più semplice comprendere i problemi affrontati dai tuoi allievi. Fare le domande giuste ti aiuterà a capire i loro veri problemi e da dove provengono i loro problemi. Può risultare, ad esempio, che l’essenza del problema sia diversa da ciò che si può vedere a prima vista in un tirocinante. Ad esempio, un problema apparente potrebbe essere simile a questo.

Uno stagista è notoriamente in ritardo al lavoro.

Il primo pensiero di un tutor potrebbe essere quello di considerare un tale stagista semplicemente poco puntuale / pigro. Dopo un breve colloquio con lui / lei utilizzando il “Perché?” metodo può risultare che l’origine del problema sia molto diversa. Ad esempio, il tirocinante potrebbe non avere un comodo collegamento di trasporto e il suo autobus è notoriamente in ritardo a causa degli ingorghi. Può anche essere che a causa di un orologio biologico disturbato non sia in grado di addormentarsi prima e di alzarsi all’orario prestabilito, il che lo fa ritardare per l’autobus, è meno concentrato e ha tirocini meno riusciti. La soluzione sarebbe, ad esempio, farla lavorare su un secondo turno, ecc.

Questi modi di risolvere i problemi sono molto semplici e talvolta richiedono un maggiore impegno da parte del tutor. Tuttavia, il risultato dell’utilizzo di questi metodi può essere un aumento del coinvolgimento dei tirocinanti e il successo complessivo dell’azienda a livello economico, ma anche, ad esempio, a livello sociale e di marketing (dipendenti più soddisfatti, migliore atmosfera lavorativa, meno licenziamenti).

Diagramma di Ishikawa (a volte chiamato anche diagramma a lisca di pesce)

Questo è uno strumento per trovare l’origine del problema.

L’esempio sopra del diagramma di Ishikawa in questo caso è il cosiddetto 5M + E. È una versione leggermente modificata del più classico diagramma 5M (senza ambiente).

Le varianti popolari dei diagrammi di Ishikawa sono:

• 8P (Prodotto, prezzo, promozione, luogo (posto), processo, persone, prove fisiche e prestazioni)
• 4S (Surroundings, Suppliers, System, Skills) – Ambiente, Fornitori, Sistema, Competenze
• 5M+ 3M (Man, Machine, Method, Material, Measurement, Mother nature, Management, Maintenance) – Uomo, Macchina, Metodo, Materiale, Misura, Madre natura, Gestione, Manutenzione (Mydlarz, 2017).

 

Torniamo al diagramma 5M + E. Questo diagramma mostra le categorie di cause che possono influenzare il verificarsi del problema. In questo caso lo sono:

• Uomo – riguarda principalmente i dipendenti. Tra le ragioni che possono essere trovate qui ci sono le conoscenze dei dipendenti, le loro abitudini lavorative, la motivazione a lavorare, ecc.
• Macchinari – qui vengono elencate le cause relative alle macchine, come le loro prestazioni, possibilità tecniche, ecc.
• Materiali qui vengono elencate le motivazioni relative ai materiali, alla qualità delle materie prime o dei semilavorati, alle loro caratteristiche, ecc.
• Metodi – qui vengono elencati il processo produttivo e le sue caratteristiche, i processi aziendali, gli standard operativi, ecc.
• Gestione – qui vengono elencate le cause dei problemi legati alla gestione, all’organizzazione del lavoro o alla comunicazione e alla cultura organizzativa.
• Ambiente – qui si elencano le cause derivanti dall’ambiente lavorativo e organizzativo (Kowalik, 2018).

Ma il diagramma di Ishikawa non si limita alla ricerca di problemi relativi alla produzione, può anche essere utilizzato per risolvere controversie di gruppo / gruppo o altri problemi che sorgono durante il lavoro. È necessario e buono perché riduce i nostri ostacoli emotivi e personali e si concentra sul problema stesso. (Mydlarz, 2018).

Conoscere i diversi strumenti ti permetterà di gestire al meglio le relazioni e risolvere i problemi più facilmente, arrivando alle loro reali cause e mettendo da parte le emozioni.

Esercizio.

Sulla base del caso di studio, prova a trovare soluzioni ai problemi utilizzando il metodo 5 x PERCHE’.

Sebbene l’azienda paghi molto denaro ai suoi dipendenti, molto spesso apporta cambiamenti nella composizione dei suoi dipendenti. Parte dal presupposto che cerca i migliori dipendenti possibili per le sue posizioni e tali cambiamenti strutturali gli consentono di trovare i migliori dipendenti. Sfortunatamente, l’azienda sta attraversando una crisi quando si tratta di tirocinanti che vogliono continuare a lavorare per questa azienda. Solo 1 su 5 è pronto per rimanere in azienda. Il morale dei dipendenti a tempo indeterminato sta diminuendo e cresce la discussione sullo sciopero. Sebbene l’azienda stia pagando sempre di più i suoi dipendenti ed è considerata uno dei leader in termini di salari, sta ricevendo recensioni molto sfavorevoli sia dai dipendenti attuali che da quelli passati.

Il problema è che nell’azienda in cui lavori solo 1 tirocinante su 5 vuole restare. Prova a trovare le possibili ragioni per questo utilizzando il metodo 5 x PERCHE’ e prova a trovare tutte le possibili risposte.

	PERCHE’	RISPOSTA
Perchè – 1
Perchè – 2
Perchè – 3
Perchè – 4
Perchè – 5

Argomento di discussione:

Come pensi di poter combinare questi metodi (Pareto, 5x PERCHE’ e Ishikawa) per analizzare meglio i problemi del team? O forse combinarli non ha molto senso?