Cooperazione e Consultazione

Ascolto attivo

Ascolto attivo significa che l’ascoltatore è completamente concentrato sul messaggio che riceve e cerca di capire cosa dicono gli oratori. Ma ascolto attivo non significa solo concentrarsi su chi parla, ma anche mostrare che si ascolta, utilizzando segni verbali e non verbali.

In termini di ambiente lavorativo, l’ascolto attivo ha molti vantaggi e può migliorare la comunicazione tra formatori e apprendisti. Più specificamente, i vantaggi dell’ascolto attivo includono (www.usergeneratededucation.com/):

• Ambiente educativo positivo
• Sviluppo di un sano rapporto tra apprendista e formatori
• Gli studenti diventano più interessati e più attivi nel processo di apprendimento.
• Gli studenti sono in grado di esprimere i loro sentimenti e le loro preoccupazioni, fare domande senza essere giudicati e chiedere aiuto quando necessario.
• Gli studenti si sentiranno più motivati a imparare

Quando comunichi con un apprendista, puoi dimostrargli che lo ascolti attentamente utilizzando segni sia verbali che non verbali (www.skillsyouneed.com).

Segni non verbali

Movimenti del corpo, come i gesti delle mani o annuire o scuotere la testa, sono canti che stai ascoltando attivamente.

Contatto visivo può incoraggiare l’oratore a continuare con il suo discorso. Tuttavia, il contatto visivo può intimidire i parlanti più introversi e, in quanto tale, il contatto visivo dovrebbe essere usato di conseguenza.

Espressioni facciali, come sorridere, può essere usato per mostrare che stai prestando attenzione a ciò che dice l’apprendista e anche per riflettere i tuoi sentimenti riguardo al messaggio.

Postura, che può dire molto sul destinatario del messaggio. Usa la tua postura insieme ai movimenti delle mani per esprimere la tua attenzione all’allievo. Ad esempio, puoi piegarti leggermente in avanti mentre sei seduto e guardare l’oratore.

Segni verbali

Riflessione è un’abilità essenziale per la comprensione espressa. Ripetere o parafrasare ciò che hai sentito può dimostrare che presti attenzione agli studenti. Inoltre, puoi riflettere sui pensieri e sulla sensazione che credi si nascondano dietro il messaggio.

Riassumere di quanto detto, è una tecnica utile per capire se hai ricevuto correttamente il messaggio e anche per dare la possibilità al relatore di correggere qualcosa se necessario.

Fare domande per chiarire i dubbi può essere utile durante la comunicazione. Ponendo domande pertinenti, mostra che stai ascoltando attivamente e puoi discutere ulteriormente un argomento specifico, attraente per lo studente. Ma quando fai domande, assicurati che gli oratori abbiano completato il loro discorso in modo da evitare di interromperli.

Altri suggerimenti che possono essere utili sono (Barnard, 2017):

1. Mantieni una mente aperta

Ascolta senza giudicare o criticare le cose che senti. Evita di saltare a conclusioni che potrebbero essere influenzate dalle tue aspettative basate su esperienze passate.

1. Evita le interruzioni

Quando interrompono l’oratore, perdono il flusso e dimenticano i loro pensieri. Nel caso in cui desideri fare una domanda, prova a scriverla ed esprimere le tue convinzioni alla fine del discorso dell’oratore.

1. Presta attenzione ai segnali non verbali

È importante fornire a chi parla segnali non verbali per capire che si sta ascoltando, ma è anche fondamentale osservare i sentimenti di chi parla. Quando ti trovi faccia a faccia con una persona, puoi rilevare entusiasmo, noia o ansia nelle espressioni facciali o nei movimenti del corpo. Durante l’ascolto, cerca di ricordare che le parole trasmettono solo una parte del messaggio.

Esercizio: Simulazione di vita reale

Karla lavora da anni come formatrice per apprendistato. Anche se è riuscita ad aiutare molti apprendisti ad avere successo nel suo posto di lavoro, a volte trova difficile seguire la conversazione con gli apprendisti, perché li interrompe per esprimere i suoi pensieri. Alla fine capì che questo è un serio ostacolo alla comunicazione, poiché a un certo punto gli apprendisti comunicavano i loro pensieri e sentimenti sempre meno. Ha cercato alcuni modi per eliminare la sua tendenza a interrompere gli altri, riconoscendo prima le ragioni di questa abitudine. Si è resa conto che tende a interrompere gli altri, perché ha paura non solo di dimenticare le sue domande, ma anche di ciò che è già stato detto dall’oratore. Quindi, ha capito che il modo migliore per superare questo ostacolo alla comunicazione è prendere appunti. Prima di tutto, ha informato gli apprendisti che annoterà alcuni punti su un taccuino per ricordare cosa è stato detto e cosa vuole chiedere. Ha cercato di scrivere alcune parole o alcuni punti chiave pronunciati, per evitare di perdere la concentrazione sulla discussione. Per aumentare la fiducia, ha tenuto i suoi appunti aperti affinché tutti potessero vederli. Dopo pochi giorni gli apprendisti hanno iniziato ad esprimere sempre di più le loro opinioni e Karla si è resa conto che il problema è stato risolto, mentre la comunicazione di qualità è stata nuovamente rafforzata.

Argomento di discussione

Oltre a discutere i risultati dell’esercizio precedente, altri interessanti punti di discussione in questa abilità potrebbero essere i seguenti:

Perché Karla interrompeva gli altri?

Quale soluzione ha trovato a questo problema?

Questa soluzione è stata efficace? Come puoi misurarne l’impatto?

Motivare l’apprendista

Motivare l’apprendista è fondamentale per le prestazioni complessive dell’azienda e per il raggiungimento dei suoi obiettivi di internazionalizzazione. Inoltre, la motivazione influisce sulle scelte dell’apprendista riguardo ai compiti e alle attività quotidiane e può aumentare la loro produttività.

Puoi riconoscere il livello di motivazione degli apprendisti, dalle loro prestazioni e dal loro comportamento (www.apprenticemakers.co.uk). In particolare, tirocinanti motivati:

• Avere entusiasmo ed energia
• Sono disposti a trovare soluzioni e superare le difficoltà
• Sono impegnati nelle proprie responsabilità
• Sono disposti a collaborare con gli altri
• Sono aperti ai cambiamenti

D’altra parte, quelli che non sono motivati:

• Mostra indifferenza per il lavoro
• Non sono disposti a lavorare per superare le difficoltà
• Mostrare mancanza di cooperazione
• Mostra resistenza ai cambiamenti

Alcuni modi per ispirare la motivazione sul posto di lavoro sono i seguenti:

Riconosci i risultati

Il riconoscimento dei dipendenti può aumentare la motivazione quando viene offerto e implementato in modo efficiente. Esistono molti modi per celebrare i risultati individuali, come fornire agli apprendisti una sorta di piccola ricompensa, inviare un biglietto o un’e-mail ufficiale, congratularsi con loro per i loro risultati. Esistono anche diversi strumenti e piattaforme online, che consentono di inviare premi ai dipendenti, mentre possono anche scambiarsi i loro bonus per riconoscere le vittorie quotidiane.

Crea un ambiente di lavoro positivo

Quando si tratta di motivazione, l’ambiente di lavoro è un fattore molto importante. Un ambiente di lavoro positivo può incoraggiare il lavoro di squadra, la condivisione di idee e l’espressione dei sentimenti. In qualità di tutor in azienda, dovresti essere disponibile quando l’apprendista ha bisogno della tua assistenza o della tua guida, che dovrebbe essere fornita loro senza giudizio per creare un ambiente positivo. Puoi anche utilizzare strumenti di valutazione, come sondaggi o una discussione aperta con gli apprendisti, al fine di risolvere i problemi che possono affrontare e migliorare i tuoi metodi e procedure di comunicazione (Heryati, 2019).

Aiuta gli apprendisti a stabilire gli obiettivi

Il primo passo per assistere gli apprendisti nella definizione degli obiettivi è imparare ciò che vogliono e quali sono le loro aspirazioni a lungo termine. Aiutandoli a stabilire un obiettivo e raggiungerlo, li aiuterai anche a diventare auto-motivati. Ma è importante assicurarsi che gli obiettivi siano ragionevoli e raggiungibili, così l’apprendista non si scoraggia. Oltre a supportare gli apprendisti nella definizione dei loro obiettivi, dovresti anche dare loro la libertà di lavorare in modo indipendente, in modo da migliorare la loro autostima (Heathfield, n.d.).

Dare feedback positivi

Il feedback positivo consente ai tuoi apprendisti di sapere che sono apprezzati dai membri del loro team, dai loro formatori e dall’azienda, mentre contribuisce anche a rafforzare la loro fiducia in un nuovo posto di lavoro. Quando si fornisce un feedback positivo, è necessario seguire alcuni suggerimenti. In primo luogo, devi essere specifico. I commenti generici non aiuteranno gli apprendisti a capire quali delle loro capacità e decisioni sono più apprezzate. Inoltre, il tempismo è un altro aspetto importante. Se aspetti troppo a lungo per condividere il tuo feedback, sia tu che l’apprendista potreste aver dimenticato l’obiettivo che l’apprendista ha raggiunto (www.indeed.com).

Esercizio: Simulazione di vita reale

George è responsabile della formazione degli apprendisti che vengono in azienda ogni anno, poiché ha molta esperienza in questo campo. Quest’anno è stato responsabile della formazione di quattro giovani apprendisti. I tre erano molto entusiasti all’inizio del loro apprendistato ed erano anche disponibili ad assumersi nuove responsabilità e compiti. Uno di loro, Michael, non solo non ha avuto lo stesso entusiasmo degli altri, ma ha avuto anche difficoltà a essere puntuale. George aveva notato tutti questi tratti di Michael, ma non se ne occupò, poiché gli altri apprendisti assistevano con successo l’azienda nelle sue attività di internazionalizzazione. Un giorno George ha deciso di fare un tentativo con Michael e vedere se finalmente sarà impegnato nelle attività dell’azienda. Hanno discusso insieme e fissato alcuni piccoli obiettivi, abbastanza semplici da essere raggiunti. George ha cercato di riconoscere i suoi sforzi quotidianamente e di fornire un feedback positivo. Dopo alcune settimane Michael chiedeva di essere coinvolto in più mansioni e di collaborare con gli altri apprendisti per raggiungere le ambizioni di internazionalizzazione dell’azienda.

Argomento di discussione

Oltre a discutere i risultati dell’esercizio precedente, altri interessanti punti di discussione in questa abilità potrebbero essere i seguenti:

Quali sono state le azioni di Michael che hanno fatto capire a George che non era motivato?

Quello che George ha fatto per motivarlo?

Come ha reagito Michael dopo l’approccio di George?

Incoraggiare e supportare l’apprendista

I giovani apprendisti possono essere fondamentali sul posto di lavoro, poiché apportano nuove prospettive e nuove competenze in questo. Tuttavia, è importante ricordare che i giovani potrebbero non aver avuto un lavoro formale prima e potrebbero aver bisogno di un supporto aggiuntivo per adattarsi al posto di lavoro e raggiungere il loro pieno potenziale.

Qui puoi trovare alcuni modi per supportare l’apprendista sul posto di lavoro (National Apprentice Service, n.d).

Assicurati che i tuoi colleghi possano supportare l’apprendista

Prima che inizi un apprendista, assicurati che i tuoi colleghi siano fiduciosi e desiderosi di supportarli in tutte le situazioni possibili. È importante che i tuoi colleghi che collaboreranno con l’apprendista abbiano aspettative realistiche nei suoi confronti e diano obiettivi raggiungibili, in modo da sviluppare le competenze necessarie e acquisire esperienza utile.

Help apprentices develop work-appropriate behavior and life skills

Un apprendista, soprattutto giovane, potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto per comprendere il comportamento appropriato per il lavoro e sviluppare le giuste capacità di occupabilità. Tuttavia, ciò potrebbe essere ottenuto attraverso il tutoraggio e una guida specifica su come migliorare le competenze e le abilità, che li aiuteranno a prosperare nella loro carriera professionale.

Riconosci i loro risultati personali

Fatta eccezione per le loro prestazioni sul posto di lavoro, gli apprendisti apprezzeranno se il loro tutor aziendale riconoscerà anche i loro risultati personali. Dall’essere volontario in una ONG, all’acquisto di una nuova auto, tutti questi risultati possono essere notati e ammirati sul posto di lavoro. In questo modo il tirocinante si sentirà apprezzato e soddisfatto. Tuttavia, la discussione sui risultati personali può essere vista come un’interferenza nella vita privata degli apprendisti e, come tale, questa tecnica può essere utilizzata con attenzione (Heryati, 2018).

Consentire agli apprendisti di esprimere i propri obiettivi di carriera

L’espressione dell’interesse per lo sviluppo professionale degli apprendisti, è essenziale per farli sentire che possono contare su di te per il tuo aiuto. È anche essenziale conoscere gli obiettivi individuali dei tirocinanti e supportarli nel tentativo di raggiungerli. Ci sono molti modi per aiutarli a soddisfare i loro desideri, condividere la propria esperienza, inviare loro risorse o corsi pertinenti ai loro obiettivi (Bonnici, 2018).

Crea una comunità di apprendisti

I giovani apprendisti possono sentirsi soli sul posto di lavoro, soprattutto se sono l’unico giovane tra i dipendenti. Fornendo opportunità di arricchimento sociale, sia agli apprendisti per legarsi tra loro che con altri dipendenti, può aiutarli a sentirsi a proprio agio sul posto di lavoro. La creazione di una comunità di giovani apprendisti sul posto di lavoro consente inoltre loro di sostenersi a vicenda e di sviluppare le proprie capacità di comunicazione e lavoro di squadra (National Apprentice Service, n.d).

Esercizio: Simulazione di vita reale

Il lunedì stava arrivando e Lisa era nervosa per il suo inizio come apprendista in una grande azienda. Essendo anche una persona introversa, una prima esperienza lavorativa in una grande azienda, dove deve incontrare tante persone di diversa estrazione socio-economica e di età diverse, sembra un’esperienza intimidatoria.  Lisa era l’unica apprendista nel suo dipartimento, e come tale non aveva sviluppato alcun rapporto personale con altri dipendenti, e dopo un po’ la sua prestazione non era così buona come all’inizio. Quando il suo allenatore Conor l’ha notato, si è messo in contatto con lei per capire cosa ostacolava la sua produttività. Ha notato che non aveva molte interazioni con altri dipendenti, e quindi ha deciso di organizzare alcune attività fuori dal luogo di lavoro per aiutarla a incontrare altri apprendisti. Dopo un po ‘, Lisa ha iniziato a frequentare gli altri apprendisti e le sue prestazioni sono migliorate, perché ha iniziato a godersi la loro esperienza di apprendistato.

Argomento di discussione

Oltre a discutere i risultati dell’esercizio precedente, altri interessanti punti di discussione in questa abilità potrebbero essere i seguenti:

Perché la prestazione di Lisa è stata scarsa dopo un po’ ?

Quello che Conor ha notato di Lisa?

Quello che Conor ha fatto per sostenerla?

Partecipare attivamente al processo di apprendimento

Negli apprendistati, è fondamentale assistere l’apprendista, non solo acquisire conoscenze in un campo specifico, ma anche utilizzare le conoscenze che già possiede nella pratica. Ci sono molti modi che possono essere utilizzati per aumentare il coinvolgimento degli apprendisti nel processo di apprendimento e creare un ambiente di apprendimento attivo.

Alcuni di questi sono i seguenti:

Creare una Cultura dell’Apprendimento 

Per supportare lo sviluppo personale e il coinvolgimento in opportunità educative esterne all’azienda, è necessario promuovere una “cultura dell’apprendimento”. Quando una forte cultura dell’apprendimento è promossa dall’azienda, gli apprendisti hanno più possibilità di cercare opportunità di apprendimento continuo, al di fuori dell’azienda e del loro istituto di formazione (Forbes Coaches Council, 2017).

Utilizza la tecnologia

Oggi vengono utilizzate molte piattaforme e strumenti per fornire formazione di alta qualità ai dipendenti. Ad esempio, Learning Management System (LMS) può aiutare a fornire un corso di formazione innovativo, poiché consiste in uno spazio virtuale in cui gli apprendisti possono apprendere, collaborare e valutare le loro conoscenze. Altre soluzioni includono strumenti di conferenza web, che possono essere utilizzati per formare apprendisti a distanza, e archivi di conoscenza, che includono informazioni e risorse importanti (www.ispringsolutions.com).

 

Promuovere la formazione informale

Il processo di apprendimento può avvenire anche al di fuori del luogo di lavoro. Come formatore puoi creare un “club educativo” dove gli apprendisti possono incontrarsi e discutere i nuovi metodi e strumenti nel loro settore, e anche trovare un modo per implementarli in azienda, al fine di migliorare le sue attività. Per rendere più facile la partecipazione di tutti, puoi anche creare un gruppo in una piattaforma di social media per discutere ulteriormente e condividere risorse e idee (Forbes Coaches Council, 2017).

Aiuta il tuo team a imparare gli uni dagli altri

Un’opzione efficace è creare gruppi di apprendimento in cui gli apprendisti possano condividere le loro esperienze e discutere le difficoltà che potrebbero incontrare nella loro prima esperienza lavorativa.  Un’altra opzione è aiutarli a mettersi in contatto con altri apprendisti che avevano precedentemente lavorato in azienda, così da imparare a capitalizzare le conoscenze e l’esperienza che acquisiranno attraverso il loro programma di apprendistato (Forbes Coaches Council, 2017).

Stabilisci obiettivi di apprendimento di 30 giorni

Incoraggia tutti gli apprendisti a stabilire e condividere con gli altri un obiettivo di apprendimento di 30 giorni. Alla termine dei 30 giorni, discuti con gli apprendisti se gli obiettivi di apprendimento sono stati raggiunti e cosa deve essere modificato per raggiungerli. Inoltre, puoi esaminare ciò che gli apprendisti hanno già imparato e su cosa concentrarti per i prossimi 30 giorni (Forbes Coaches Council, 2017).

Esercizio: Simulazione di vita reale

Durante la pandemia COVID-19, la società di Anna chiuse e i dipendenti lavoravano in smart working. Anna era responsabile della formazione dell’apprendistato e all’inizio trovò difficile continuare la formazione. Dopo aver cercato soluzioni su Internet, le venne un’idea. Ha utilizzato strumenti di web-conferencing, per creare un’aula virtuale, e organizzato sessioni di formazione per gli apprendisti. Inoltre, Anna ha utilizzato una piattaforma di apprendimento per promuovere la collaborazione tra di loro e valutare le loro conoscenze e competenze.

Argomento di discussione

Oltre a discutere i risultati dell’esercizio precedente, altri interessanti punti di discussione in questa abilità potrebbero essere i seguenti:

Qual è stata la difficoltà che Anna ha dovuto affrontare?

Ciò che Anna ha fatto affinché gli apprendisti continuassero la loro formazione?