Interakcja z uczestnikami szkolenia

Stworzenie wewnątrzzakładowej relacji między trenerem a kursantami jest istotne z wielu powodów. Przede wszystkim jest to podstawa polityki firmy w zakresie jakości kształcenia, jest to także wizytówka firmy jako dobrze zarządzanej i przyjaznej ludziom.

Aby staż odbył się w najlepszy możliwy sposób, konieczne jest ustalenie pewnych zasad współpracy pomiędzy opiekunem a stażystą. W ten sposób obie strony będą wiedziały, co je czeka. Każdy stażysta lub grupa stażystów powinna mieć przydzielonego opiekuna. Zarządzanie relacjami z kursantami może być wyzwaniem, ale można podjąć kilka kroków, które ułatwią pracę. Przede wszystkim, należy zacząć od przygotowania stanowiska pracy, o którym była mowa powyżej. Dobrą praktyką jest wysłanie do stażysty listu powitalnego, w którym gratulujemy mu/jej pierwszego kroku w karierze i dziękujemy za dołączenie do naszego zespołu. Sprawi to, że stażysta poczuje się mile widziany. Dobra postawa mentora jest tu również niezbędna. Musi on być cierpliwy, odpowiadać na wszystkie pytania i pomagać w zrozumieniu procesów zachodzących w firmie. Oczywiście, byłoby idealnie, gdyby mentor był również źródłem inspiracji dla stażysty. Niemniej jednak, jego zadaniem powinno być przecierać szlaki i wskazywać zadania tak, aby stażysta czuł się dobrze i mógł sprawnie przyswajać nową wiedzę. Nie może dojść do sytuacji, w której stażysta będzie bał się zadać pytanie. Aby stażysta dobrze zrozumiał swoje zadania, pomocne może być odwoływanie się do doświadczeń i przedstawianie ich na przykładach. Warto pamiętać, że sami stażyści również powinni spędzić miło czas podczas tego doświadczenia[1].

Szkolenia wstępne są niezbędne, aby wprowadzić kursantów w funkcjonowanie firmy i powoli wdrażać ich na przyszłe stanowiska w bardziej rozbudowanym zakresie (np. na podstawie umowy o pracę). Jak jednak stworzyć te relacje, aby można było oczekiwać pozytywnych rezultatów? Oczywiście, umiejętności społeczne i komunikacyjne opiekuna wewnętrznego mogą odegrać tutaj główną rolę. Jednak wprowadzenie do firmy może być zorganizowane na kilka całkiem skutecznych sposobów. Należą do nich techniki takie jak, na przykład, przełamywanie lodów. Celem tego jest stworzenie większej swobody i otwartości w relacjach pomiędzy nowym uczestnikiem szkolenia a trenerem/innymi pracownikami. Oprócz przełamania dystansu społecznego, konieczne jest oczywiście również wprowadzenie osoby szkolonej do firmy i przedstawienie jej metodologii pracy. W tym przypadku dobrze sprawdzają się takie techniki jak storytelling, które pozwalają lepiej przedstawić działalność firmy. Ponieważ stażysta jest zazwyczaj osobą, która ma bardzo małe lub żadne doświadczenie na danym stanowisku, wszystkie kwestie powinny być wyjaśnione tak prosto, jak to tylko możliwe.

Uczestnicy stażu powinni również otrzymać jasne informacje na temat kryteriów, oczekiwań wobec nich oraz wyników, jakich mogą oczekiwać po odbyciu stażu. Zarówno przedsiębiorstwo jak i stażysta mają pewne obowiązki do spełnienia. Z reguły obowiązki te są regulowane przez umowę o staż.

Dobrą metodą promowania interakcji ze stażystą jest zapewnienie, że relacja z nim jest utrzymywana, nawet jeśli ostatecznie nie zostanie on/ona zatrudniony. Osoba ta jest nadal potencjalnym klientem i kontaktem biznesowym. Istnieje kilka sposobów na utrzymanie kontaktu ze stażystą, który z jakiegoś powodu nie został zatrudniony w Twojej firmie. Warto na przykład informować go o nowych etatach w firmie lub ofertach pracy, którymi byłby zainteresowany. Inną stosowaną metodą jest utrzymywanie z nim kontaktu poprzez wysyłanie np. życzeń (jeśli oczywiście wyrazi na to zgodę). Warto również pamiętać, że byli stażyści/pracownicy są źródłem informacji o firmie. A od tego, jak ich potraktujemy, będzie zależało, jak będą się wyrażać o naszej firmie i jaki wizerunek o niej stworzą.

Innym ciekawym sposobem interakcji z osobą szkoloną jest przygotowanie dokumentacji, w której zawarte są tematy i zastosowane metody szkoleniowe, co ułatwi płynny proces uczenia się stażysty. Dokumentacja może również jasno pokazywać, jakie kwalifikacje nabywa osoba podczas szkolenia, co będzie pomocne w przypadku rotacji do innych części firmy, ponieważ pozostali pracownicy będą znali umiejętności osoby szkolonej.

Nie sposób jednak ocenić, jak ważne jest również osobiste i indywidualne podejście do każdego z nowych stażystów. Zrozumienie ich stanowiska, poznanie ich osobowości i umiejętności pomoże jak najlepiej zaplanować ich czas w firmie.

[1] Sedeghi A. (n.d.). 10 Best Practices for Managing Your Intern. Symba. Pozyskane z : https://symba.io/blog/10-best-practices-managing-your-intern/