Współpraca i konsultacje

Aktywne słuchanie

Aktywne słuchanie oznacza, że słuchacz w pełni koncentruje się na odbieranym komunikacie i stara się zrozumieć, co mówi rozmówca. Ale aktywne słuchanie oznacza nie tylko skupienie się na mówcy, ale także pokazanie, że się słyszy, poprzez użycie werbalnych i niewerbalnych znaków.

Jeśli chodzi o środowisko pracy, aktywne słuchanie ma wiele zalet i może poprawić komunikację między trenerami i praktykantami. Bardziej szczegółowo, korzyści płynące z aktywnego słuchania obejmują (www.usergeneratededucation.com/):

• Pozytywne środowisko edukacyjne
• Rozwój zdrowej relacji między praktykantem a opiekunem praktyk
• Praktykanci stają się bardziej zainteresowani i bardziej aktywni w procesie uczenia się
• Praktykanci są w stanie wyrazić swoje uczucia i obawy, zadawać pytania bez osądzania i prosić o pomoc w razie potrzeby
• Praktykanci będą czuli się bardziej zmotywowani do nauki

Komunikując się z praktykantem, możesz pokazać mu, że słuchasz go uważnie, używając zarówno znaków werbalnych, jak i niewerbalnych (www.skillsyouneed.com).

Znaki niewerbalne

Ruchy ciała, takie jak gesty rąk, kiwanie lub potrząsanie głową, są oznaką, że aktywnie słuchasz.

Kontakt wzrokowy może zachęcić mówcę do kontynuowania wypowiedzi. Kontakt wzrokowy może być jednak onieśmielający dla bardziej introwertycznych mówców, dlatego też należy go odpowiednio wykorzystywać.

Mimika twarzy, taka jak uśmiechanie się, może być użyta do pokazania, że zwracasz uwagę na to, co mówi uczeń, a także może odzwierciedlać twoje odczucia dotyczące otrzymanego komunikatu.

Postawa, która może wiele powiedzieć o odbiorcy komunikatu. Używaj swojej postawy w połączeniu z ruchami rąk, aby wyrazić osobie szkolonej, że jej słuchasz. Na przykład, możesz siedząc pochylić się lekko do przodu i patrzeć w stronę mówiącego.

Znaki werbalne

Refleksja jest umiejętnością niezbędną do wyrażania zrozumienia. Powtarzając lub parafrazując to, co usłyszałeś, możesz pokazać, że zwracasz uwagę na to, co usłyszałeś. Ponadto, możesz zastanowić się nad myślami i uczuciami, które Twoim zdaniem kryją się za przekazem.

Podsumowanie tego, co zostało powiedziane, jest użyteczną techniką dla zrozumienia, czy odebrałeś wiadomość poprawnie, a także dla dania szansy mówcy na poprawienie czegoś, jeśli jest to potrzebne

Kwestionowanie aby wyjaśnić pewne rzeczy, może być przydatne podczas komunikacji. Zadając odpowiednie pytania, pokazujesz, że aktywnie słuchasz i możesz dalej dyskutować na konkretny temat, atrakcyjny dla ucznia.  Zadając pytania, należy jednak upewnić się, że rozmówca skończył swoją wypowiedź, aby nie przerywać mu.

Inne wskazówki, które mogą być przydatne to (Barnard, 2017):

1. Zachowaj otwarty umysł

Słuchaj bez oceniania i krytykowania tego, co słyszysz. Unikaj wyciągania pochopnych wniosków, które mogą być zniekształcone przez Twoje oczekiwania oparte na przeszłych doświadczeniach.

1. Unikanie wtrącania się

Kiedy przerywa się mówcy, traci on płynność i zapomina o czym mówił. W przypadku, gdy chcesz zadać pytanie, spróbuj je zapisać i wyrazić swoje przekonania na końcu wypowiedzi mówcy.

1. Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne

Ważne jest, aby dać mówcy niewerbalne wskazówki, które pozwolą mu zrozumieć, że go słuchamy, ale ważne jest również, aby obserwować uczucia mówcy. W kontakcie twarzą w twarz z daną osobą można wyczuć entuzjazm, znudzenie lub niepokój w mimice twarzy lub ruchach ciała. Słuchając, staraj się pamiętać, że słowa stanowią tylko część przekazu.

Ćwiczenie: Scenariusz z życia wzięty

Karla od lat pracuje jako trener praktykantów. Pomimo tego, że udało jej się pomóc wielu z nich odnieść sukces w swoim miejscu pracy, czasami trudno jej było śledzić rozmowę z praktykantami, ponieważ przerywała im, aby wyrazić swoje myśli. W końcu zrozumiała, że jest to poważna przeszkoda w komunikacji, ponieważ po pewnym czasie praktykanci coraz rzadziej przekazywali swoje myśli i uczucia. Szukała sposobów na wyeliminowanie swojej tendencji do przerywania innym, najpierw rozpoznając przyczyny tego nawyku. Zdała sobie sprawę, że ma tendencję do przerywania innym, ponieważ boi się nie tylko, że zapomni o swoich pytaniach, ale także o tym, co zostało już powiedziane przez rozmówcę. Uznała więc, że najlepszym sposobem na pokonanie tej przeszkody komunikacyjnej jest robienie notatek. Po pierwsze, poinformowała praktykantów, że zapisze kilka punktów na notatniku, aby zapamiętać, co zostało powiedziane i o co chce zapytać. Starała się zapisywać niektóre słowa lub kluczowe kwestie, które zostały wypowiedziane, aby nie stracić koncentracji na dyskusji. W celu zwiększenia zaufania, trzymała swoje notatki otwarte dla wszystkich do wglądu. Po kilku dniach praktykanci zaczęli coraz częściej wyrażać swoje opinie i Karla zdała sobie sprawę, że problem został rozwiązany, a jakość komunikacji została ponownie wzmocniona.

Temat do dyskusji

Oprócz omówienia wyników poprzedniego ćwiczenia, innymi ciekawymi punktami dyskusji w tej umiejętności mogłyby być następujące zagadnienia:

Dlaczego Karla zwykła przerywać innym?

Jakie znalazła rozwiązanie tego problemu?

Czy to rozwiązanie było skuteczne? Jak można zmierzyć jego wpływ?

 

Motywowanie praktykanta

Motywowanie praktykantów ma kluczowe znaczenie dla ogólnej wydajności firmy I osiągnięcia jej celów związanych z internacjonalizacją. Ponadto, motywacja wpływa na wybory praktykantów dotyczące ich codziennych zadań i czynności, a także może zwiększyć ich produktywność.

Poziom motywacji praktykantów można rozpoznać po ich wynikach i zachowaniu (www.apprenticemakers.co.uk). Bardziej konkretnie, zmotywowani stażyści:

• Mają entuzjazm i energię
• Są gotowi do poszukiwania rozwiązań i pokonywania trudności
• Angażują się w swoje obowiązki
• Chętnie współpracują z innymi
• Są otwarci na zmiany

Z drugiej strony ci, którzy nie są zmotywowani:

• Wykazują obojętność wobec wykonywanej pracy
• Nie są chętni do pracy w celu przezwyciężenia trudności
• Wykazują brak współpracy
• Wykazują opór wobec zmian

Niektóre sposoby na podnoszenie motywacji w miejscu pracy są następujące:

Uznanie dla osiągnięć

Uznanie osiągnięć pracowników może zwiększyć motywację, jeśli jest oferowane i wdrażane efektywnie. Istnieje wiele sposobów na świętowanie indywidualnych osiągnięć, takich jak zapewnienie praktykantom jakiejś małej nagrody, wysłanie kartki lub oficjalnego e-maila z gratulacjami za ich osiągnięcia. Istnieje również kilka narzędzi i platform online, które pozwalają na wysyłanie nagród do pracowników, podczas gdy oni mogą również wysyłać swoje gratulacje do siebie nawzajem, aby docenić codzienne zwycięstwa.

Tworzenie pozytywnego środowiska pracy

Jeśli chodzi o motywację, środowisko pracy jest bardzo ważnym czynnikiem. Pozytywne środowisko pracy może zachęcać do pracy zespołowej, dzielenia się pomysłami i wyrażania uczuć. Jako opiekun w firmie powinieneś być dostępny, gdy praktykant potrzebuje twojej pomocy lub wskazówek, które powinny być udzielane bez oceniania, aby stworzyć pozytywne środowisko. Możesz również korzystać z narzędzi oceny, takich jak ankiety lub otwarta dyskusja z praktykantami, w celu rozwiązania problemów, z którymi mogą się spotkać oraz poprawy metod i procedur komunikacji (Heryati, 2019).

Pomoc praktykantom w wyznaczaniu celów

Pierwszym krokiem do pomocy praktykantom w wyznaczaniu celów jest poznanie, co chcą osiągnąć w życiu zawodowym i jakie są ich długoterminowe aspiracje. Pomagając praktykantom w ustaleniu celów, pomagamy im również uzyskać motywację do działania. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że cele są rozsądne i osiągalne, aby praktykant nie zniechęcił się. Wspierając praktykantów w wyznaczaniu celów, należy również dać im swobodę samodzielnej pracy, aby poprawić ich samoocenę (Heathfield, n.d.).

Pozytywna informacja zwrotna

Pozytywna informacja zwrotna pozwala praktykantom wiedzieć, że są doceniani przez członków zespołu, opiekunów i firmę, a także przyczynia się do zwiększenia ich pewności siebie w nowym miejscu pracy. Przekazując pozytywną informację zwrotną, należy przestrzegać kilku wskazówek. Po pierwsze, musisz być konkretny. Ogólne komentarze nie pomogą praktykantom zrozumieć, które z ich umiejętności i decyzji są najbardziej cenione. Kolejnym ważnym aspektem jest czas. Jeśli będziesz zbyt długo zwlekał z przekazaniem informacji zwrotnej, zarówno Ty, jak i praktykant możecie zapomnieć o celu, który osiągnął (www.indeed.com).

Ćwiczenie: Scenariusz z życia wzięty

George jest odpowiedzialny za szkolenie praktykantów przychodzących do firmy każdego roku, ponieważ ma duże doświadczenie w tej dziedzinie. W tym roku był odpowiedzialny za szkolenie czterech młodych praktykantów. Cała trójka na początku praktyki była bardzo podekscytowana, a także chętnie podejmowała się nowych obowiązków i zadań. Jeden z nich, Michael, nie tylko nie wykazywał takiego entuzjazmu jak inni, ale miał również problemy z punktualnością. George zauważył wszystkie te cechy u Michaela, ale nie zajmował się tym, ponieważ inni praktykanci z powodzeniem pomagali firmie w działaniach związanych z internacjonalizacją. Pewnego dnia George postanowił jednak spróbować porozmawiać z Michaelem i sprawdzić, czy w końcu zaangażuje się w działalność firmy. Wspólnie przedyskutowali i wyznaczyli sobie kilka małych celów, na tyle prostych, że można je osiągnąć.   George starał się codziennie doceniać jego wysiłki i przekazywać pozytywne informacje zwrotne. Po kilku tygodniach Michael poprosił o zaangażowanie w więcej zadań i współpracę z innymi praktykantami.

Temat do dyskusji

Oprócz omówienia wyników poprzedniego ćwiczenia, innymi ciekawymi punktami dyskusji mogą być następujące zagadnienia:

Jakie działania Michaela sprawiły, że George zrozumiał, że nie jest on zmotywowany do pracy?

Co zrobił George, aby go zmotywować?

Jak Michael zareagował po rozmowie z Georgem?

Zachęcanie i wspieranie praktykanta

Młodzi praktykanci mogą być bardzo ważni w miejscu pracy, ponieważ wnoszą do niego świeże spojrzenie i nowe umiejętności. Należy jednak pamiętać, że młodzi ludzie mogli wcześniej nie mieć formalnej pracy i mogą potrzebować dodatkowego wsparcia, aby odnaleźć się w miejscu pracy i w pełni wykorzystać swój potencjał.

W tym module można znaleźć kilka sposobów wspierania praktykanta w miejscu pracy (National Apprentice Service, n.d.).

Upewnij się, że Twoi współpracownicy będą wspierać praktykanta

Zanim praktykant rozpocznie praktykę, upewnij się, że twoi współpracownicy są pewni siebie i chętni do wspierania go we wszystkich możliwych sytuacjach. Ważne jest, aby Twoi koledzy, którzy będą współpracować z praktykantem, mieli wobec niego realistyczne oczekiwania I stawiali mu możliwe do osiągnięcia cele, tak aby mógł rozwinąć niezbędne umiejętności I zdobyć przydatne doświadczenie.

 

Pomoc praktykantom w rozwijaniu zachowań i umiejętności życiowych odpowiednich do wykonywanej pracy

Praktykant, zwłaszcza młody, może potrzebować dodatkowego wsparcia, aby zrozumieć właściwe zachowanie w pracy i rozwinąć odpowiednie umiejętności związane z zatrudnieniem. Można to jednak osiągnąć poprzez mentoring i konkretne wskazówki, jak poprawić kompetencje i umiejętności, które pomogą im rozwijać się w karierze zawodowej.

Uznanie dla ich osobistych osiągnięć

Oprócz wydajności w miejscu pracy, praktykanci docenią to, jeśli ich opiekun w firmie uzna ich osobiste osiągnięcia. Od bycia wolontariuszem w organizacji pozarządowej, do zdobycia nowego samochodu, wszystkie te osiągnięcia mogą być zauważone i podziwiane w miejscu pracy. W ten sposób osoba szkolona będzie czuła się doceniona i usatysfakcjonowana. Jednak dyskusja o osobistych osiągnięciach może być postrzegana jako ingerencja w życie prywatne praktykantów, w związku z czym technika ta musi być stosowana ostrożnie (Heryati, 2018).

Umożliwienie praktykantom wyrażania swoich celów zawodowych

Wyrażenie zainteresowania rozwojem zawodowym praktykantów, jest niezbędne do tego, aby czuli, że mogą liczyć na twoją pomoc. Istotne jest również poznanie indywidualnych celów praktykantów i wspieranie ich w dążeniu do ich osiągnięcia. Istnieje wiele sposobów, aby pomóc im w realizacji ich pragnień, od dzielenia się własnym doświadczeniem, do wysyłania im zasobów lub kursów odpowiednich do ich stanowiska I zainteresowań. (Bonnici, 2018).

Tworzenie społeczności praktykantów

Młodzi praktykanci mogą czuć się samotni w miejscu pracy, szczególnie jeśli są jedynymi młodymi osobami wśród pracowników. Zapewnienie możliwości wzbogacenia społecznego, zarówno dla praktykantów, aby nawiązać więzi między sobą, jak i z innymi pracownikami, może pomóc im poczuć się komfortowo w miejscu pracy. Stworzenie społeczności młodych praktykantów w miejscu pracy umożliwia im również wzajemne wspieranie się i rozwijanie umiejętności komunikacji i pracy zespołowej (National Apprentice Service, n.d.).

Ćwiczenie: Scenariusz z życia wzięty

Nadchodził poniedziałek i Lisa denerwowała się z powodu rozpoczęcia pracy jako praktykantka w dużej firmie. Ponieważ Lisa jest osobą introwertyczną, pierwsze doświadczenie zawodowe w dużej firmie, gdzie musi spotkać wielu ludzi z różnych środowisk społeczno-ekonomicznych i w różnym wieku, wydaje się być onieśmielającym doświadczeniem. Lisa była jedyną praktykantką w swoim dziale, dlatego nie nawiązała jeszcze żadnych osobistych relacji z innymi pracownikami i po pewnym czasie jej wyniki nie były już tak dobre jak na początku. Kiedy jej trener Conor zauważył to, skontaktował się z nią, aby zrozumieć, co przeszkadza jej w wydajności. Zauważył, że Lisa nie miała zbyt wielu kontaktów z innymi pracownikami, dlatego postanowił zorganizować dla niej kilka zajęć poza miejscem pracy, aby pomóc jej poznać innych praktykantów. Po pewnym czasie Lisa zaczęła spotykać się z innymi praktykantami, a jej wydajność poprawiła się, ponieważ zaczęła czerpać przyjemność z praktyki.

Temat do dyskusji

Oprócz omówienia wyników poprzedniego ćwiczenia, innymi ciekawymi punktami dyskusji mogą być następujące zagadnienia:

Dlaczego po pewnym czasie wyniki Lisy zaczęły spadać?

Co Conor zauważył u Lisy?

Co Conor zrobił, żeby ją wesprzeć?

Aktywne uczestnictwo w procesie uczenia się

W przypadku praktyk zawodowych kluczowe znaczenie ma pomoc praktykantowi nie tylko w zdobyciu wiedzy w określonej dziedzinie, ale także w wykorzystaniu posiadanej już wiedzy w praktyce. Istnieje wiele sposobów, które można wykorzystać, aby zwiększyć zaangażowanie praktykantów w proces uczenia się i stworzyć środowisko aktywnego uczenia się.

Oto niektóre z nich:

Stwórz kulturę uczenia się

Aby wspierać rozwój osobisty i zaangażowanie w możliwości edukacyjne poza firmą, należy rozwijać „kulturę uczenia się”. Kiedy silna kultura uczenia się jest promowana przez firmę, praktykanci mają większe możliwości poszukiwania możliwości stałego uczenia się, poza firmą i ich placówką szkoleniową (Forbes Coaches Council, 2017).

Wykorzystanie technologii

Wiele platform i narzędzi jest obecnie wykorzystywanych w celu zapewnienia pracownikom wysokiej jakości szkoleń. Na przykład system zarządzania nauczaniem (LMS) może pomóc w przeprowadzeniu innowacyjnego kursu szkoleniowego, ponieważ składa się z wirtualnej przestrzeni, w której praktykanci mogą się uczyć, współpracować i oceniać swoją wiedzę. Inne rozwiązania obejmują narzędzia do prowadzenia konferencji internetowych, które mogą być wykorzystywane do zdalnego szkolenia praktykantów, oraz Repozytoria wiedzy, które zawierają ważne informacje i zasoby (www.ispringsolutions.com).

Promowanie szkoleń nieformalnych  

Proces uczenia się może odbywać się również poza miejscem pracy. Jako trener możesz stworzyć „klub edukacyjny”, w którym praktykanci będą mogli się spotykać i dyskutować o nowych metodach i narzędziach w swojej branży, a także znaleźć sposób na wdrożenie ich w firmie, aby usprawnić jej działania. Aby ułatwić wszystkim uczestnictwo, możesz również stworzyć grupę na platformie mediów społecznościowych w celu dalszej dyskusji oraz dzielenia się zasobami i pomysłami (Forbes Coaches Council, 2017).

Pomóż swojemu zespołowi uczyć się od siebie nawzajem

Skuteczną opcją jest stworzenie grup szkoleniowych, w których praktykanci mogą dzielić się swoimi doświadczeniami i dyskutować o trudnościach, jakie mogą napotkać podczas pierwszych doświadczeń zawodowych.  Inną opcją jest pomoc w nawiązaniu kontaktu z innymi praktykantami, którzy już wcześniej pracowali w firmie, aby dowiedzieć się, jak wykorzystać wiedzę i doświadczenie, które zdobyli w trakcie programu praktyk (Forbes Coaches Council, 2017).

Wyznacz 30-dniowe cele nauki

Zachęć wszystkich praktykantów do ustalenia i podzielenia się z innymi 30-dniowym celem nauki. Kiedy minie 30 dni, przedyskutuj z praktykantami, czy cele nauki zostały osiągnięte oraz co należy zmienić, aby je osiągnąć. Możesz również przeanalizować, czego praktykanci już się nauczyli i na czym chcieliby się skupić przez następne 30 dni (Forbes Coaches Council, 2017).

Ćwiczenie: Scenariusz z życia wzięty

Podczas pandemii COVID-19 firma Anny została zamknięta, a pracownicy pracowali z domu. Ponieważ Anna była odpowiedzialna za szkolenie praktykantów, początkowo trudno było jej kontynuować ich naukę. Szukając rozwiązań w Internecie, wpadła na pewien pomysł. Wykorzystała narzędzia do prowadzenia konferencji internetowych, aby stworzyć wirtualną klasę i zorganizować sesje szkoleniowe, w których mogli uczestniczyć praktykanci. Ponadto Anna wykorzystała platformę edukacyjną, aby promować współpracę między nimi i oceniać ich wiedzę i kompetencje.

Temat do dyskusji

Oprócz omówienia wyników poprzedniego ćwiczenia, innymi ciekawymi punktami dyskusji mogą być następujące zagadnienia:

Na czym polegała trudność, przed którą stanęła Anna?

Co zrobiła Anna, aby praktykanci mogli kontynuować naukę?